مقالات مدیریت

بروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میز تحریر اطلاق می شود. و کراسی که معنای یونانی دارد به مفهوم حکومت و اداره کردن است.

بوروکراسی بصورت یک نظام فوق العاده موفقیت آمیز جهت سازماندهی موسسات اداری و خدماتی ارائه شده است و وبر با توجه به شرایط اقتصادی سیاسی و بی نظمی های اداری  قرن بیستم و ظهور و شروع جنگ بین الملل  اول (۱۹۱۸- ۱۹۱۴) به مطالعه سازمانهای دولتی در اروپا پرداخت و به معرفی چهار چوبی  برای اداره صحیح و اثر بخش سازمانها اقدام نمود. وی در این فکر بود که چگونه می توان به طراحی سازمانها پرداخت تا براساس ویژگیهای تعیین شده ، نقش مثبت و سازنده ای در جوامع داشته باشند.

تئوری بوروکراسی (دیوان‌سالاری)

نظریه بوروکراسی یکی از نظریاتی است که بر اساس اعتقاد به مدل ماشین‌گونه از سازمان پایه‌ریزی شده است. اصطلاح بوروکراسی یکی از مفاهیم جنجالی و چالش برانگیز محافل آکادمیک مدیریت می‌باشد. این اصطلاح در قرن هیجدهم پا به عرصه وجود گذاشته و از لحاظ نظری همگام با پیدایش ابر سازمان‌ها و ابر صنایع مورد مطالعه قرار گرفته است.

بوروکراسی از نظر اصطلاحی به معنای اداره نمودن از طریق دفاتر و قوانین و مقررات است. بوروکراسی از نظر عموم، مفهومی منفی و انتقادپذیر داشته و اغلب آثار منفی آن مانند کاغذبازی و کندی جریان امور اداری، در ذهن توده مردم تداعی می‌شود.

بوروکراسی در آغاز با معنی منفی همراه بود و در واقع به مفهوم قدرت بی¬مهاری تلقی می¬شد که می¬خواهد همه جامعه را ببلعد. «بالزاک» که با کتاب «کارمندان» واژه،بوروکراسی را رواج داد، آن را «قدرتی هيولايي می¬شمرد» که «به دست جماعت کوتوله¬ها افتاده است»

بوروکراسی، به معنی یک روش سازماندهی و مدیریت است که در آن رعایت قوانین و مقررات، ثبت کلیه مکاتبات و جریان امور، رعایت سلسله مراتب، تخصص‌گرایی و ساختار رسمی مورد توجه اکید قرار می‌گیرد. بوروکراسی در معنای متفاوت دیگری نیز بکار  می رود از جمله:

۱-  بوروکراسی به معنای سازمان معقول

۲-  بوروکراسی به معنای عدم کارایی سازمان

۳-  بورکراسی به معنای حکومت به دست ماموران اداری

۴-  بوروکراسی به معنای اداره عمومی

۵-  بوروکراسی به معنای سازمان

۶-  بوروکراسی به معنای جامعه نوین

ماکس وبر از بزرگترین اندیشمندان علوم اجتماعی در اوایل قرن بیستم بود که زمینه دانشگاهی مطالعات او تاریخ اقتصادی بود اما آموزه‌های او در فلسفه، حقوق و بیش از همه در علوم اجتماعی مورد توجه قرار گرفت. البته توجه به وی در علوم اجتماعی هم به میزان زیادی به سال‌های بعد از جنگ  جهانی دوم و پس از معرفی وی در آمریکا توسط پارسنز بر‌می‌گردد. با این حال گسترده‌ترین و نه عمیق‌ترین و مهمترین تاثیر او یعنی رابطه میان اقتصاد و دین حتی در سالهای قبل نیز تاثیرگذاری خود را شروع کرده بود. 

به همین ترتیب تاثیر وبر بر انسان‌شناسی را نیز می‌توان در دو حوزه بررسی کرد؛ رابطه دین و اقتصاد، که در واقع مورد مطالعاتی وبر بود. و حوزه دوم که تحت تاثیر رویکرد معنایی و تفسیری وبر قرار داشت و انسان‌شناسی تفسیری به میزان زیادی حاصل همین تاثیر وبر بوده است . 

از مشکلات بررسی تاثیر وبر بر انسان‌شناسی محدودیت و حتی فقدان منابع در زبان فارسی و دسترسی محدود به منابع غیر فارسی است.

زندگی ماکس‌وبر(1920- 1864 (

ماکس وبر در 21 آوریل 1864  در خانواده‌ای پروتستان متولد شد و از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور بود  پدر وبر از چهر‌های سیاسی و از مهمترین اعضای حزب لیبرال بود. «وبر جوان در یک خانواده بافرهنگ پرورش یافته بود. نه تنها سیاستمداران سرشناس بلکه دانشگاهیان برجسته نیز به خانه وبر رفت و آمد می‌کردند.» وبر دوره دانشجویی خود را در برلین گذراند. عنوان رساله دکترایش تاریخ جوامع بازرگانی در قرون وسطی بود. اولین نوشته او بنام " تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی " بود .

 او در سال 1896 به جای استاد پیشین خود، کنیس، به استادی کرسی اقتصاد در دانشگاه هایدلبرگ رسید.

مفهوم بوروکراسی از نظر وبر

 ماکس وبر با نفوذ ترین طرفدار نظریه “ساختار گرایان” توجهش به توزیع قدرت در بین مقامات سازمانی در ساختار بروکراتیک بود و این نکته نشان دهنده عامل رسمی در کار و نظریه اش است .

ماکس وبر که از لحاظ نگرش و جهت یابی نظریاتش عملا” در چارچوب کلاسیکها قرار می گیرد معتقد بود که اثربخش و کاراترین سازمانها آنهایی هستند که دارای ساختار مبتنی بر سلسله مراتب هستند .دراین سازمانها ، کارکنان در انجام کارهایشان براساس یک سری مقررات و دستورالعملها هدایت می شوند.

ویژگیهای کلی بوروکراسی عبارت است :

تقسیم کار

وجود سلسله مراتب سازمانی تعریف شده

روابط غیر شخصی در انجام امور

انتصاب بر اساس شایستگی

برقراری نظام پیشرفت شغلی برای کارکنان

قدرت و جنبه مثبت بروکراسی در وجود استاندارد کردن

تهیه دستوالعمل ها

مقرارت و رویه ها

شرح وظایف مشاغل

وبر بر این اعتقاد بود که سازمانها زمانی کارایی شان بالا می رود که رفتار کارکنان قابل پیش بینی و کنترل باشد و بعلاوه اثر بکارگیری بروکراسی در رضایت شغلی کارکنان مشهود می شود زیرا می دانند که انتظار شغلی ار آنان چیست؟

مشخصات بروکراسی

ماکس وبر توضیح می دهد که سازمانهای جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند :

۱  - اصول ثابت و قلمرو قانونی که نظام بر اساس آنها در چارچوب قوانین و مقررات اداری شکل می باید و می توان آن را در سه بخش ملاحظه کرد.

 A.      کارهای مشخصی که برای تحقق هدفهای سازمان انجام میشود و به عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است .

 B.     اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و قوانینی است که توسط افراد مسئول اجراء می شود

c.       از متدهای لازم استفاده شده تا برای اجرای مداوم و منظم فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شوند.

۲ - اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت ، به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین اداره توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم ، هدایت و رهبری می شوند.

۳-   مدیریت ادارات مدرن بر اساس مدارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود.

۴-   مدیران ادارات ، بخصوص مدیران تخصصی اداره ها ، در سازمانهای جدید به طور عمومی و خصوصی آموزش می بینند . این آموزش کارکنان ، در بخشهای خصوصی نیز همچون بخشهای دولتی رو به افزایش است.

۵ -  هنگامی که اداره گسترش کامل پیدا می کند نیاز های اداری، بدون توجه به محدودیت زمان استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می کند.

۶ -  مدیریت اداره ، قوانین عمومی را که کم و بیش پایدار و جامع می باشند و میتوان آنها را آموخت رعایت می کند . همچنین این مجموعه شامل آموزش تکنیکهایی است که باید کارمندان آن را فرا گیرند.

۷ -  کسانی که بروکراسی را از نظر جامعه شناسی بررسی کرده اند ، آنرا نوعی از انواع مختلف ساختار های اداری می دانند  و معتقدند که این ساختار های اداری به هر شکلی که باشند دارای اهمیت اجتماعی – سیاسی هستند اما ماکس وبر ، بروکراسی را تنها یک دستگاه اداری  نمی داند ، بلکه آنرا منطقی ترین فرم ساختارهای اداری دانسته و روی منطقی بودن و برتری تکنیکی آن نسبت به سایر ساختارهای اداری همواره تاکید می کند.

ویژگیهای مثبت بروکراسی

رابینز معتقد است که بروکراسی چنانچه نوع مطلوب آن باشد یعنی اگر بر اساس سازمان  منطقی – عقلائی بر پا شود کار آمد خواهد بود. وجود اهداف روشن و صریح، پست های سازمانی بصورت سلسله مراتب ، موجب تسهیل در انجام امور می گردد. همچنین وجود قدرت در پست سازمانی در دست افراد بر مبنای روابط غیر شخصی موجب  حذف نفوذ اشخاص و پارتی بازی در واگذاری مشاغل می گردد. وی اضافه میکند که اگرچه این ویژگیها مطلوب هستند ، ولی در کشورهایی که نظام بروکراسی در آنها مورد استفاده قرار گرفته نشان می دهد که روش بروکراسی در نیل به اهداف سازمانی دارای توانایی بالائی است . این توفیق یا امکان بر پایه استاندارد بودن امور ، اعمال کنترل روی کارکنان و رابطه با انجام وظایف و مسئولیتها است . جلوگیری از قدرت دلخواه و خارج از ضوابط ، و ایحاد تغییر در مهارتهای کارکنان از طریق آموزش ، تقسیم کار و تخصصی کردن آن ، برقراری سلسله مراتب اداری درست ، و اطمینان از وجود ارتباطات صحیح بین مقامات و کارکنان  از ویژگیهای مثبت بروکراسی است.

یکی از صاحب نظران معتقد است که به کاربرد نظام بروکراسی در سازمانها اداری و خدماتی با دید مثبت نگاهی کرده است . اعتقاد وی این است که اهداف اصلی وجود مقررات و رویه های بوروکراتیک استاندارد کردن و کنترل رفتار در سطح سازمان بصورت افقی وعمودی  رخ می دهد ، و این نقش مقررات رویه و خط ومشی هاست که آنهارا منظم کند ، دفت به این اقدام ” کنترل بروکراتیک” نام داده است.

بروکراسی از جهت منفی

اجرای فلسفه وبر اغلب به قیمت پدید آمدن جنبه‌های منفی بوروکراسی تمام شده است. نظام فلسفی ماکس وبر، ایستایی، خشکی و انعطاف‌ناپذیری را برای سازمان‌های بزرگ به ارمغان آورده است. تکیه محض به مقررات و آیین‌نامه‌ها باعث گسترش ترس و محافظه‌کاری در سازمان می‌شود.تشریفات و قاعده‌سازی برتری یافته، تا آن‌جا که افراد با تکیه بر مقررات و قوانین خشک و مخرب از انجام مسؤولیت‌های خود شانه خالی می‌کنند. در واقع پیگیری این تفکرات باعث می‌شود. وقتی پدیده ای از جهت منفی بررسی می شود منظور این است که به آثار نامطلوب آن پدیده توجه شود. به زبان دیگر وقتی موضوعی را با بدبینی بررسی می کنیم توجه ما معطوف به معرفی جنبه منفی آن قضیه است ، در اینجا نظر برخی از دانشمندان را که به بروکراسی با نظر منفی نگاه میکنند را بررسی می کنیم:

کریس آرجریس می گوید  سارمانهای رسمی ممکن است ساختارهای خود را ، ناخواسته به گونه ای طرح ریزی کنند که عواملی مانند عدم بهره دهی ، عملکرد نادرست و فعالیتهایی که منجر به هدر رفتن نیروها می شود را در تمام سطوح سازمانی ایجاد کرده و در نتیجه ، باعث به وجود آمدن قوانین خشک سازمان ، سرکشی و تمرد ، همراه با عدم تصمیم گیری موثر بشود . به طور خلاصه ، سازمانها به گونه ای نا خواسته و شاید ندانسته تمایل دارند تا ساختار خود را به سوی عدم کارائی و عدم سازماندهی سوق دهند.

تامپسون عملکردهای نادرست را آسیب پذیری بروکراسی میداند و به عنوان یک فرض  به آن اشاره می کند. او در توضیح بیشتر ، اشاره دارد که جنبه های منفی، در اثر رفتار بروکراسی نادرست پدید می آید .

از جمله مهم ترین جنبه های منفی موجود در این مجموعه می توان از خشکی مقررات ، جمود شخصیت ، جابجایی اهداف ، محدودیت در طبقه بندیها ،محدودیت در پذیرش ، خود محوری مقام خواهی ، هزینه های زیاد برای کنترل و نظارت ، اضطراب و نگرانی و….را نام برد.

مارشال دیمک و میشل کروزیر را نیز می توان از جمله دانشمندانی محسوب نمود که بورکراسی را از دید منفی می نگریستند ، زیرا به عقیده آنان بروکراسی در واقع به مفهوم عدم کارایی اطلاق می گردید. بعلاوه کروزیر معتقد است بروکراسی سازمانی است که قادر نیست اشتباهات خود را تشخیص دهد و رفتار خود را اصلاح کند ، بورکراتها از مقررات سازمان به نفع خود استفاده می کنند و همین نفع افراد باعث حفظ وضع موجود می گردد.

بروکراسی از دید بی طرفانه

عقاید مارکس وبر در باره بروکراسی  شاید گویا ترین نظزیاتی باشد که پدیده بروکراسی را با بیطرفی توضیح داده است . برای اینکه عقاید “وبر” را درباره بروکراسی تا حدی عمیق تجزیه وتحلیل کنیم لازم است از نظریات اساسی او در باره تسلط و اعمال قدرت آگاهی داشته باشیم ، زیرا بر مبنای نوع مشروع بودن اعمال قدرت نوع بروکراسی مشخص می شود . منظور از مشروع بودن اعمال قدرت این است که حاکم یا شخصی که نظریات خود را بر دیگران اعمال میکند معتقد باشد که حق این کار را دارد و پیروان او نیز اعتقاد داشته باشند که موظف به فرمانبرداری اجتماعی آن جامعه است.

 نظرات چند تن از پیشروان علم مدیریت در باره بروکراسی

 ایجاد زمینه برای رقابت موجب می شود تا با تقسیم کار و تخصیص وظایف حدود امور مربوط به هر شخص و مسئولیتها معین گردد. از طرفی برای اجرای این باید افراد متعهد به سازمان با اختیارات لازم تعیین شوند ، و تمهیدات لازم جهت انجام وظایف محوله بر اساس دستورالعمل ها و مقررات بکار گرفته شوند. بنابر این هر عضو نه تنها باید کار خود را بشناسد و وسائل به انجام رساندن آن را در اختیار داشته با شد که این نیز به نوبه خود متضمن توانایی مسلط شدن بر دیگران است، بلکه باید از حدود شغل؛ اختیارات و قدرت خویش آگاه گردد تا در وظایف دیگران مداخله نکند و صورت بندی و یا ساختار سازمان دگرگون نشود. در نظام بروکراسی اصل بر این است که اعضای هئیت اداری و بعبارت دیگر مدیران سازمان باید کاملا” از مالکان وسائل تولید با صاحبان دستگاه اداری جدا باشند. در واقع ، آنچه به سازمان تعلق دارد و در داخل ادارت از آن استفاده می شود باید از ما به ملک شخصی کارمندان ما کلا” جدا باشند.  این جدائی موجب می شود تا کارکنان سازمانهای بوروکراتیک از مداخله و مزاحمت و توقعات مقامات یا افراد غیر سازمانی مصون بمانند.

 مقررات و دستورالعمل ها باید مدون باشند . وبر این امر را نه نتها موجب راهنمائی کارکنان می داند ، بلکه اعتقاد دارد که تدوین مقررات موجب  می گردد تا اعضای سازمان تصمیمات خود را بر مبنای دستورات و رویه های یکسان اتخاذ کنند . همچنین وجود اصل سلسه مراتب ادرای موجب برقراری نظارت و سرپرستی در سازمان  میگردد، و پیروی از اصول و مقررات سازمان به دست حوادث سپرده نمی شود.

بروکراسی پایگاه مشروع قدرت

۱-     مقررات و رویه ها

۲-     تخصص و تقسیم کار

۳-     سلسله مراتب

۴-     کارکنان فنی واجد شرایط

۵-     جدائی پست ها و صاحبان سازمانها

۶-     ارتباطات مدون و مستند  

۷     - عقلائی- قانونی

۸-     سنتی

۹-     کاریزماتیک

برخی از صاحب نظران بر این عقیده اند که: بروکراسی با خود مزایای بسیاری را به همراه آورده ازقبیل جلوگیری از طرفداری خویشاوندان ، آشنایان و نفوذ ارتباطات خانوادگی و… که ناعادلانه است و همچنین مقررات و رویه های استاندارد موجب میشوند تا فعالیتهای سازمانی به روش روتین یا یکنواخت و قابل پیش بینی انجام پذیرند، وظایف تخصصی باعث میگردند تا هر شاغل از مسئولیت و کارهای خود تصویر روشنی داشته باشد وجود سلسله مراتب اهرمی برای سرپرستی و کنترل امور است . داشتن شرایط لازم جهت استخدام موجب می شود تا از نقش و نفوذ دوستان، وابستگی های فامیلی ، و طرفداری از خویشاوندان تا حدودی زیادی کاهش یابد و قدرت در پست های سازمانی قرار گیرد تا دردست افرادی که آنها را احراز می کنند، به طور خلاصه شکل سازمانی مبتنی بر منطق و عقل بر اساس ویژگیهای بروکراسی وبر در جهت منفعت سازمان و جامعه خواهد بود.

برخی از ویژگیهای سازمانی:

نوع مطلوب بروکراسی از نظر “وبر” همچنان که میدانیم شامل عناصری مانند تقسیم کار ، تخصصی کردن امور ، سلسله مراتب اختیار ، ستاد اداری ، اشتغال و عملیات ، اصل جبران بر اساس موقعیت فرد و استفاده از قرارداد ها و موافقت  نامه هایی که مسئولیتهای فردی را در برابر سازمان تعیین می کند میباشد .در مدل وبر تصور بر این است که پاداشهای سازمانی بر اساس عملکرد تعلق می گیرند. بنابراین می توان گفت که خواص بروکراسی دارای وابستگی متقابل می باشند ، به این منظور که حضور یک خاصیت احتمالا منجر به خصوصیات دیگری می گردد. مثلا” تقسیم کار نیاز به ایجاد هماهنگی را افزایش می دهد ، از این رو سلسه مراتب اختیار گسترش پیدا میکند و برقراری رعایت ضوابط و مقررات به منظور اطمینان از انجام عملیات در همه بخشهای سازمان ضرورت می یابد و این خود وظیفه ستاد اداری است که این ضوابط و مقررات را تنظیم میکند. در هر صورت ، باید در یک نمونه از سازمانها به همبستگیهای مثبت و قطعی میان خواص بوروکراتیک دست یافت.

مطالعه ها ی مقایسه ای نشان می دهد که همه سازمانها  آگاهانه ، دارای آن ویژگی های بروکراسی که “وبر” آنها را لازمه عملیات کار امد می داند می باشند.

دو مطالعه مقایسه ای از انواع سازمانهای کاملا” متفاوت که به طور مستقل انجام شده ، به نتایج بسیار مشابهی منجر گردیده است .

انتقاد از بوروکراسی

با همه نقاط مثبت بروکراسی که توسط صاحبنظران  مختلف ارائه گردیده است ، از دیر باز بروکراسی مخالفانی نیز داشته است که بطور اختصار به نظر چند تن اشاره خواهیم کرد.

بیشترین انتقاد که بر بروکراسی شده جابجایی اهداف سازمانی با اهداف شخصی است. این ایرادی است که ” رابرت مرتون” به بروکراسی گرفته است که همانند یا همشکلی درامور زیان آور است ، چونکه انعطاف پذیری را کاهش می دهد . این ایراد و اشکال ممکن است موجب شود که کارکنان سازمانهای بوروکراتیک آنقدر به مقررات و دستورالعمل ها توجه کنند که عملا” هدف و ارائه خدمات فراموش شوند . مرتون اضافه میکند که آنچه وبر در بروکراسی ارائه داده است ممکن است نتایجی را به بار آورد که برای سازمان زیان آور باشد.

فیلپ سلزنیک جامعه شناس دیگری است که ایراد های مشابهی نظیر مرتون به بروکراسی  گرفته است . به نظر سلزینک وجود تقسیم کار در سازمان بر اساس نظر وبر و ایجاد واحد های فرعی در سازمان نظیر ادارت موجب میشود تا برای خود هدفهایی در نظرگیرند که با کل مقاصد سازمان مناقات داشته باشد. همچنین رفتار واقعی کارکنان اداری و بورکراتیک بر آنان اثر می گذارد که این دو ممکن است عملا” در تضاد قرار گیرند. 

از جمله منتقدین بروکراسی “الوین گلدنر” است که می گوید وجود مقررات و قوانین نه تنها موجب رفتارهایی می شوند که غیر قابل قبول اند، بلکه باعث حداقل سطح عملکرد می شود . دراین مورد ، چنانچه اهداف سازمانی برای کارکنان روشن نباشند و نهادینه جزء رفتار نشده باشند ، بنا براین  عملا” موجب تشویق بی علاقگی افراد می گردند.

با توجه به این که وبر به ساختار رسمی ساز مان ها کمک کرده است با این وجود ضعف های عمده ای را بر آن وارد کردند از جمله:

الف- مقرراتی که عامل اصلی بالابردن کارآیی سازمان طراحی شده اند آنچنان اهمیت می یابند که هدف و مقصود نهایی فراموش می شود

 ب- روابط بسیار خشک و غیر شخصی و کلیشه ای می شود.

 ج- تصمیم گیری ها به مطلق گرایی گرایش می یابند و انتخابها از قبل پییش بینی شده و راه های دیگر ترغیب نمی شود.

د- رفتار انعطاف ناپذیر به روابط خریدار و مشتری و مدیریت و کارکنان صدمه می زند.

ه- استاندارد کردن و دستورالعمل های روزمره و تکراری ، هماهنگی و سازگاری با محیط را مشکل می کند.

 و – اعمال " کنترل بر مبنای دانش " وبر ، متخصصانی را تربیت میکند که نظریات آنها با مدیران و سرپرستان عادی در تضاد می افتد.

بطور اختصار ، از دیدگاه بعضی از دانشمندان ، امروزه تعدادی از سازمانهای بزرگ اداری- خدماتی موفق جهان با بگارگیری نظام بروکراسی اثر بخش اداره می شوند. خصوصا” در جوامع که وجود روابط شخصی ، نفوذ فامیلی و پارتی بازی قوی است ، راه جلوگیری از این قبیل مشکلات ، برقراری مقررات ، رویه ها ، دستورالعمل ها ، شرح وظایف و تعیین حدود مسئولیت است .

اما باید توجه داشت که نیل به این اصول کار ساده ای نیست و به افراد واجد شرایط، کارشناسان بهبود روشها و سازمان و تشکیلات و آگاه به امور و مقررات و قوانین نیاز است.

در این مورد متاسفانه در سازمانهای جامعه ما تعداد کارشناسانی با این ویژگی ها بسیار اندک است که همتی والا می خواهد تا به تامین کادر مجهز و مطلع بهبود روشها اقدام شود و سپس برنامه ای جامع در جهت ساماندهی نظام اداری و خدمات عمومی جامعه عمل شود و در نتیجه : سازمانها ی نوین ، ساختارهایی هستند که از بسیاری عناصر وابسته به یکدیگر تشکیل یافته اند و آن نظریه سازمانی که بتواند دلایل گوناگونی ویژگیهای سازمانها را توضیح دهد باید ابتداء به شناخت مناسبات میان ویژگی های سازمانی و همچنین ادراک آن روند های اجتماعی که موجب ایحاد این پیوستگیها گردیده اند دست یابد و تنها از طریق مقایسه سیستماتیک تعداد کثیری سازمان می توان مناسبات متقابل یپچیده ای را که ساخت رسمی آنها را مشخص میکند تعیین کرد.

اما روش مطالعه  مقایسه ای فاقد اطلاعات همه جانبه در باره روند های درونی مورد نیاز برای توضیح این مناسبات است و مطالعه قضایای اداری مناسبترین روش برای فراهم آوردن چنین اطلاعاتی است و نیز مناسبترین روش برای انجام پژوهشهای ژرف و عمیق در باب قضایای کجرو و تعیین موارد متعارض با گرایش مسلط  در سازمان می باشد.

از این رو تحقیقاتی که تا چندی پیش در مورد سازمان ها انجام  می یافت ، روش مطالعه  قضایای اداری مورد استفاده قرار می گرفت ، اما این روش با همه سودمندی خود ، بسیاری از پرسشهای نظریه پردازان سازمانی را بدون پاسخ باقی می گذاشت از این طریق بتوان به جمع آوری اطلاعات تجربی مهمی که تا کنون قابل حصول نبوده اند دست یافت.

بوروکراسی ایده‌آل وبر

ماکس وبر آگاهانه ‌ترین وسیله نظارت و کنترل بر افراد را در کتاب معروف خود به نام "بوروکراسی ایده‌ال" عرضه نموده است. این فیلسوف آلمانی معتقد است که کنترل صحیح بر کلیه امور سازمان،  فقط با استقرار حکومت عقلانی با اختیارات منطقی ممکن بوده و اعتقاد به اصالت عقل و منطق در اداره امور سازمان‌ها، از مهم‌ترین ضروریاتی است که همواره باید مورد نظر قرار گیرد. بر اساس تفکرات وبر قدرت ناشی از مقام بوده و اطاعت وجهی الزامی است که صرفاً به اعتبار برهان‌های منطقی و عقلانی در افراد به وجود می‌آید. در چنین شرایطی، اطاعت مادون از مافوق تنها به این دلیل است که شاغل مقام فرماندهی، کلیه اختیارات خویش را بر اساس عقل و منطق به دست آورده است، بنابراین رعایت و به کاربستن آن‌ها الزامی است.سلسله مراتب از مهم‌ترین اصول بوروکراسی ایده‌آل وبر است. سلسله مراتبی که اختیارات و وظایف اعضای سازمان را تبیین کرده و زمینه کنترل ساخت‌یافته بر اعضای سازمان را فراهم می‌آورد. وجود چنین سلسله مراتب نظام‌یافته‌‌ای، از سوء استفاده‌های شخصی پیشگیری کرده و زمینه‌ای مناسب جهت بی‌طرفی اعضا سازمان به وجود می‌آورد.

ماکس وبر معتقد است که چون تئوری بوروکراسی زاییده برهان‌های عقلانی و منطقی است، اصالت خویش را تا ابد محفوظ خواهد داشت. چرا که برهان‌های منطقی و عقلانی در جهان فلسفه تغییر ناپذیرند.

بوروکراسی وبر، پیروی از مقررات و آیین‌نامه‌ها را ضروری دانسته و رهبران را ملزم می‌دارد از اصول فوق پیروی نمایند. از سوی دیگر اطاعت محض افراد سازمان از فرامین کتبی مافوقان از دیگر مواردی است که در تفکرات ماکس وبر همواره مورد توجه بوده است.

بوروکراسی ایده‌ال که زمانی خردمندانه‌ترین شیوه اداره ابرسازمان‌ها بوده است، امروز به علت اصلی بسیاری از عارضه‌های روانی و جسمانی کارکنان این سازمان‌ها مبدل شده است.

...............................................................................

نظریه بوروکراسی

نظریه بوروکراسی از جمله رهیافتهای سنتی به مدیریت محسوب می گردد. ماکس وبر، جامعه شناس روشنفکر آلمانی، بیشتر آثار خود را در اواخر قرن نوزدهم میلادی منتشر کرد؛ با وجود این تا سال 1920 که آثارش به زبانهای دیگر ترجمه شد، ناشناخته ماند. نظریه های وبر عمدتاً حالتی توصیفی داشت. وی به این مسئله اساسی که چگونه می توان ساختار سازمانها را به طور مناسبی طراحی کرد توجه داشت.افکار و نظریه های وبر، تأثیر عمده ای بر رشته های مدیریت و جامعه شناسی سازمانها داشت. این افکار تا حدودی در واکنش نسبت به تلقی او از کاستیهای سازمانهای عصر خودش، شکل گرفت. دولت وقت آلمان، موضوع ویژه مورد مطالعه وبر بود. وی بر این باور بود که افراد به دلیل موقعیت اجتماعی خاص و وجهه و اعتبارشان اقتدار می یابند و در منصبهای اصلی و مهم ساختار اجتماعی آلمان قرار می گیرند، نه به دلیل توانائیها و شایستگیهایشان؛ به همین دلیل مدعی بود که سازمانها با همه ظرفیت و توان خود کار نمی کنند؛ بنابر این باید شکل جدیدی از سازمان را طراحی کرد که به حل این مسأله کمک کند.

در عمق تفکر وبر، مفهوم بوروکراسی قرار دارد؛ یعنی شکل سازمانی مطلوبی که به طور منطقی طراحی گردد، بسیار کارآ باشد، از اصول منطق و نظم پیروی کند، و بر مبنای اختیار مشروع بنا نهاده شود. از جمله ویژگیهای خاص بوروکراسی وبر می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

1.تقسیم کار روشن- مشاغل بخوبی تعریف می شوند و کارکنان در انجام آنها بسیار مهارت می یابند.

2.سلسله مراتب اختیارات روشن- اختیار و مسئولیت برای هر منصب بخوبی تعریف می شود و هر مقامی به مقام بالاتر از خود، گزارش می دهد.

3.قواعد و رویه های رسمی- دستورالعملهای مکتوب، رفتار و تصمیمها را هدایت می کند و سوابق پرونده ها به طور مکتوب نگهداری می گردد.

4.برخورد غیر شخصی- قواعد و رویه ها به طور یکسان و بدون استثناء در مورد همه رعایت می شود و با هیچ کس برخورد ویژه صورت نمی پذیرد.

5.مسیر ترقی مبتنی بر شایستگی- انتخاب و ارتقاأ کارکنان بر مبنای توانائی و عملکرد آنان صورت می پذیرد.

وبر بر این باور بود که سازمانها در حالت بوروکراسی بهتر عمل می کنند و از منابع نیز به طور کارآ استفاده می شود و عدالت و انصاف در برخورد با کارکنان و ارباب رجوع رعایت می گردد. وبر بر این باور بود که سازمان اداری کاملاً بوروکراتیک، از دید صرفاً فنی، سازمانی است که توان رسیدن به بالاترین سطح کارآیی را دارد و از نظر دقت، ثبات، رعایت انضباط، و قابلیت اعتماد بر هر نوع دیگری از سازمان، برتری دارد؛ در واقع بوروکراسی قابلیت پیش بینی رفتار افراد و سازمان را افزایش می دهد و هم از حیث کارآیی زیاد و هم از حیث قلمرو عملیات بر انواع دیگر سازمان برتری دارد و به طور رسمی، برای انجام هرگونه کار اداری قابل استفاده است.

منابع: مبانی سازمان و مدیریت- دکتر علی رضائیان- انتشارات سمت

..............................................................................

واژه بوروکراسی را نخستین‌بار شخصی به نام دوگورنی (Jean Claude Marie Vincent de Gournay: 1712-1759) در سال 1745 به کار برد. او به واژه فرانسوی bureau به معنی میز تحریر، دفتر و اداره، پسوند Cracy به‌معنای حکومت را افزود.

بوروكراسی (حكومت ادارات یا دیوان‌سالاری)، به سلسله مراتبی از اقتدار و مسئولیت اطلاق می‌شود كه یك سازمان رسمی، برای هماهنگ ساختن فعالیت‌هایش و رسیدن به اهداف تعیین‌شده‌اش، از آن استفاده می‌كند.[1]

عناصری از دیوان‌سالاری، در فرهنگ‌های كهن مانند مصر باستان و چین وجود داشته است.[2] در مصر قدیم كار دشوار سازمان آبراهه‌ها، در سراسر كشور، سبب ایجاد اوّلین بوروكراسی وسیع شد.[3] امپراطوری‌های هخامنشی، ساسانی و روم را تنها می‌شد از طریق ساختارهای پیچیده دیوان‌سالارانه اداره كرد.[4]

اما توسعه اصلی، هنگامی رخ داد كه در اواخر قرون وسطی، حكومت‌های پادشاهی مطلق مبتنی بر دیوان‌سالاری، در پایان دوره فئودالیسم، پدیدار شدند. در سده‌های 17 و 18، نخستین دیوان‌سالاری بزرگ (بعد از كلیسای كاتولیك قرون وسطی) در فرانسه، پروس و روسیه بالیده گشتند.[5]

البته بوروكراسی با اقتصاد مالی جدید توسعه یافت؛ بی‌آنكه بتوان یك رابطه علّی یك‌جانبه، میان آن‌دو برقرار كرد؛ زیرا عوامل دیگری از جمله عقلانی‌شدن حقوق، اهمیت یافتن توده مردم، تمركز فزاینده در اثر توسعه تسهیلات در امر ارتباطات، تمركز بنگاه‌ها و كارخانه‌ها و گسترش مداخله دولت در زمینه‌های گوناگون فعالیت نیز موثر بوده‌اند.[6]

در قرن 19 كه سازمان‌های صنفی و یا شركت‌های كوچك خانوادگی در اروپا از بین رفته و سازمان‌های بزرگ پدید آمدند، دیگر، شیوه پدرسالارانه و اقتدارگرایانه سازمان‌های تولیدی خانوادگی، كاربرد مؤثری نداشت و به شیوه‌های سازمانی رسمی‌تر و كارآتری نیاز بود. تنها الگوی موجود سازمان‌های بزرگ، سازمان‌های نظامی بودند.[7]

بوروكراسی جدید، حاصل جنبش فلسفی مشهور به ایده‌آلیسم آلمانی است؛ که شاید نخستین نظریه‌پرداز آن نیز ماكس وبر (1920-1864 :Max Weber) دانشمند علوم اجتماعی آلمانی بود. وبر نظریه خود را درباره بوروكراسی در اوایل سده 20 منتشر كرد.

نظریه وبر درباره سازمان‌ها، در دو كتاب معروف او "اخلاق پروتستان و روح سرمایه‌داری" و "اقتصاد و جامعه"، یافت می‌شود. وبر سازمان بوروكراتیك را در جامعه صنعتی امروزی، كارآمدترین نوع سازمان می‌داند.[8]

ویژگی‌های بوروكراسی

1. وجود سلسله مراتب اقتدار؛

2. انتصاب برحسب شایستگی و تخصص؛

3. ضوابط و مقررات مكتوب و از پیش تعیین‌شده؛

4. غیر شخصی بودن (بی‌طرفانه، بدون دخالت احساسات شخصی)؛

5. اجرای وظایف به‌طور مستمر، ثابت و دائمی؛

6. تقسیم كار گسترده؛

7. جدایی اموال سازمان و اموال شخصی؛

8. جدایی محل سكونت و محل كار؛

9. انحصاری نبودن مقامات و پست‌های رسمی؛

10.وجود یك نظام بایگانی منظم؛

11.وجود یك نظام انضباط و نظارت یكنواخت.[9]

البته تمام ویژگی‌های مذكور در سازمانهای رسمی واقعی پیدا نمی‌شود.[10]

بوروکراسی و قدرت

نظریه بوروكراسی وبر بر پایه‌ اندیشه‌های او درباره قدرت و اقتدار استوار است.[11] به نظر وی سازمان‌های بوروكراتیك هنجارها، مقررات و قوانینی دارند و دستوراتی صادر می‌كنند، كه اطاعت از آن‌ها برای اجرای وظایف سازمان ضروری است و برای وادار كردن افراد به اطاعت، با استفاده از روش پاداش و تنبیه، انضباط را برقرار می‌كنند.

وبر انواع اقتدار را براساس منابع و انواع مشروعیّت طبقه‌بندی می‌كند و به سه‌گونه اصلی اقتدار معتقد است که عبارتند از:

1. اقتدار كاریزماتیك؛ افراد دستورهای مافوق را به علت نفوذ شخصیت او كه از قدرت، تهوّر و تجربیاتش مایه می‌گیرد، می‌پذیرند؛

2. اقتدار سنتی؛ كه ناشی از احترام به عادات، رسوم و سنت‌هاست؛

3. اقتدار عقلانی–قانونی؛ افراد اطاعت می‌كنند زیرا معتقدند شخصی كه دستور می‌دهد، بر طبق قوانین و مقررات وضع شده به شیوه عقلانی عمل می‌كند. و چون افراد مشروعیت قوانین را پذیرفته‌اند آن‌را اطاعت می‌كنند. این نوع اقتدار برای نظریه‌های سازمان امروزی از همه مهم‌تر است و اقتدار است كه ویژه سازمان‌های بوروكراتیك است.[12]

از نظر وبر، برجسته‌ترین نمونه سلطه قانونی، بوروكراسی است.[13] به گفته وی، تجربه نشان می‌دهد كه نوع صرفاً بوروكراتیك سازمان، از دیدگاه "صرفاً فنی"، می‌تواند به بالاترین سطح كارآیی برسد. دلیل پیشرفت این سازمان‌ها برتری صرفاً فنی آن نسبت به هر شكل دیگر سازمان است. این نوع بوروكراسی كه مبتنی بر وحدت فرماندهی است، عقلانی‌ترین وسیله كنترل انسان‌هاست که از لحاظ دقت، ثبات و انضباط سخت و قابلیت اطمینان آن، بر هر شكل سازمانی دیگر، برتری دارد.

به نظر وبر ساخت بوروكراتیك با ویژگی‌هایی كه دارد:

1) نتایج فعالیت‌ها را برای رؤسا و سرپرستان و كسانی‌كه در ارتباط با آن كار می‌كنند، قابل محاسبه و پیش‌بینی می‌كند؛

2) عملیات و فعالیت‌های وسیعی را می‌توان با حداكثر كارآیی، هماهنگ و اجرا كرد؛

3) برای اجرای انواع گوناگون فعالیت‌ها و وظایف رسمی، می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد (در كلیسا، دولت، ارتش، مؤسسات خصوصی)؛

4) سازمان‌های بزرگ بوروكراتیك به‌ویژه برای اداره امور در سطح وسیع ضرورت قطعی دارد.[14]

به عقیده وبر رشد و توسعه بوروكراسی، گرایش عمده زمان ماست و نفوذ بوروكراسی روزبه‌روز در زندگی جامعه بیشتر می‌شود. جامعه‌ امروزی، با جدایی مقامات اداری، كارمندان و كارگران، از مالكیّت وسایل تولید و متكّی به انضباط و آموزش فنی، بدون بوروكراسی نمی‌تواند به فعالیت خود ادامه دهد. تنها استثناء ممكن، گروه‌هایی خواهند بود که مانند دهقانان هنوز مالك وسایل معیشت خود هستند. حتی در انقلاب‌ها و اشغال كشور به‌وسیله دشمن، دستگاه بوروكراتیك به‌طور عادی به كار خود ادامه خواهد داد؛ همان‌طور كه برای حكومت قانونی پیشین انجام وظیفه كرده است.[15]

کنترل قدرت

موضوع قدرت و كنترل بوروكراسی، یكی از موضوعاتی است كه به‌ویژه، توجه جامعه‌شناسان را به خود جلب كرده است. بوروكراسی می‌تواند به عنوان وسیله اعمال قدرت برجامعه، مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین، این پرسش مطرح می‌شود كه چه كسی ماشین بوروكراتیك موجود را كنترل می‌كند؟

به‌نظر وبر این كنترل، فقط به میزان محدود، برروی اشخاصی كه تخصص ندارند، امكان‌پذیر است، وبر اساس كنترل بوروكراتیك را دو چیز می‌داند:

1) دانش تخصصی و تجربه‌ای كه در دوران خدمت در سازمان بوروكراتیك كسب می‌شود.

2) دسترسی به اطلاعات و اسناد و مدارك سازمان یا به اصطلاح "اسرار اداری".

 به عقیده وبر در جامعه امروزی فقط كارفرمایان اقتصادی می‌توانند تا حدی از كنترل بوروكراتیك بركنار باشند. بقیه جمعیّت در مؤسسات بزرگی سازمان یافته‌اند كه به‌طور اجتناب‌ناپذیر تابع كنترل بوروكراتیك هستند.[16]

از نظر وی مهم‌ترین اصل سازماندهی بوروكراسی عقلانیت در شیوه عمل است. عقلانیت اعتقاد به امکان طرّاحی یك سازمان به طریقی است كه تحقق هدف‌های آن به روشی كارا و موثر تأمین گردد.[17]

همچنین دانشمندانی چون وبر و ویلسون بدان اعتقاد دارند كه بوروكراسی به بی‌طرفی سیاسی نیز استوار است. یعنی بر اصولی كه مخالف گرایش افكار عمومی به تابع بودن صاحب‌منصبان انتخابی در نهادهای مربوط به قوای مقننه و مجریه‌اند بوروكراسی نیروی محافظه‌كارانه‌ای بر حكومت اعمال می‌كند و به حفظ وضع موجود گرایش دارد.[18]

با توجه به مطالب گفته‌شده، وبر برآن است كه هرچه سازمان، به نمونه‌ ایده‌آل بوروكراسی نزدیك‌تر شود، كارآیی آن در تحصیل اهداف، بیشتر خواهد بود.[19]

ارزیابی و نقد بوروكراسی

وبر كاركردهای نامطلوب دیوان‌سالاری را نادیده نگرفته بود. برای مثال مزیّت عمده دیوان‌سالاری، كه همان قابلیّت آن در ارزیابی نتایج است، این نظام را در برخورد با موارد فردی، كند و خرفت می‌سازد. به همین دلیل، نظام‌های حقوقی عقلایی و دیوان‌سالاری، نتوانسته‌اند ویژگی‌های فردی را در نظر گیرند.

وبر می‌گفت كه بوروكراتیزه‌شدن جهان نوین، كارش به شخصیت‌زدایی كشیده است؛ یعنی در اجرای وظایف رسمی‌اش، عشق، نفرت و هرگونه احساس صرفاً شخصی، به‌ویژه احساسات نامعقول و تخمین‌ناپذیر انسانی را بیشتر حذف می‌كند.

نظر وبر درباره عقلایی و بوروكراتیك‌شدن گریزناپذیر جهان انسانی، با مفهوم از خود بیگانگی ماركس، همانند‌ی‌های آشكار دارد. هردو معتقدند كه شیوه‌های نوین سازماندهی، كارآیی و تأثیر تولید سازمان را افزایش داده و سطح تسلط انسان بر طبیعت را بس بالا برده‌اند و از طرفی به غول‌هایی تبدیل شده‌اند كه آفرینندگانش را به انسانیّت‌زدایی تهدید می‌كند.[20]

وبر می‌پذیرد كه بوروكراسی می‌تواند تشریفات زاید اداری را به‌وجود آورد. بسیاری از مشاغل بوروكراتیك خسته‌كننده و یكنواخت بوده و فرصتی برای خلاقیت ارائه نمی‌دهند. این بهایی است كه در برابر كارآیی سازمان‌های بوروكراتیك می‌پردازیم.

تلقی ابزار ناكارآمد درباره بوروكراسی نقدهای زیر را به دنبال داشته است:

1. روش‌های بوروكراتیك كند بوده و باعث تأخیر در تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات می‌شوند؛

2. سازمان‌های بوروكراتیك، نوعی انعطاف‌ناپذیری به‌وجود می‌آورند، كه كارآیی را كاهش می‌دهد. و افراد برای طفره رفتن از تصمیم‌گیری (برای احتراز از اخذ تصمیمات احیاناً نادرست و یا دارای نتایج منفی)، مسائل را به مقام بالاتر انتقال داده و از مسئولیت شانه خالی می‌كنند؛[21]

3. همه فعالیت‌های سازمان رسمی به‌صورت كتبی انجام می‌شود. این عمل علاوه بر اتلاف وقت و ضایع شدن نیروی انسانی، باعث كندی پیشرفت كار و مشكلات بعدی می‌شود. این تشریفات زاید و پیچیده را كاغذبازی (قرطاس‌بازی) می‌گویند.[22]

4. اعمال اقتدار، به منظور تأكید بر انضباط، مرئوسین را وادار خواهد كرد، برای جلب توجّه رؤسا، نقایص موجود در اجرای فعالیت‌ها را از رؤسای مافوق پنهان كرده و در نتیجه اطلاعات، به‌طور ناقص به سطح بالای سازمان برسد. این موضوع، كارآیی سازمان را كاهش می‌دهد.[23]

5. تأكید وبر بر روابط غیر شخصی یا رسمی، انتقادی مستقیم از "قوم و خویش‌بازی" رایج در بسیاری از سازمان‌ها در زمان او بود. او با تأكید بر وجود قوانین مشخص‌شده و حفظ فاصله شخصی بین خود و دیگران، در مورد اجرای قوانین سازمان، گزینش و ارتقاء كاركنان براساس شایستگی و از طریق امتحان، معتقد به دخالت كمتر احساسات شخصی است. منتقدان عقیده دارند كه وبر بر روابط رسمی در سازمان بیش از حد تاكید كرده و از طرفی از روابط غیر رسمی در سازمان، كه باعث بوجود آمدن انعطاف‌پذیری نسبی در سازمان می‌شود، چیزی نگفته است.[24]

6. در بیشتر سازمان‌ها قوانین و مقررات نمی‌توانند تمام موقعیت‌ها را دربرگیرند. مرتن می‌گوید: تاكید زیاد بر رعایت دقیق قوانین بوروكراسی و تخصصی و تجربه فرد در برخورد و رسیدگی به موقعیت‌های مختلف مانع انعطاف‌پذیری می‌شود. انعطاف‌ناپذیری بوروكراتیك از طریق فرمان‌برداری محض، نسبت به قواعد و مقررات در تقابل مستقیم با پیشرفت سازمان است؛[25] كه اصطلاحا آن‌را "دیوان‌زدگی" نیز می‌گویند.

7. جابه‌جایی هدف‌ها و وسیله‌ها

در پایان باید گفت، به‌نظر می‌رسد كه تغییرات مهمی در جهت انواع انعطاف‌پذیرتر سازمان در جوامع امروزی رخ می‌دهند. ما آن‌گونه كه وبر و بسیاری دیگر بیم داشته‌اند، به چرخ‌دنده كوچكی در یك ماشین اداری عظیم كه زندگیمان را اداره می‌كند، ‌تبدیل نمی‌شویم. نظام‌های بوروكراتیك، ذاتاً انعطاف‌پذیرتر از آن هستند كه وبر گمان می‌كرد و سلطه آن‌ها دائماً توسط انواع گروه‌ها و سازمان‌هایی كه كمتر سلسله مراتبی‌اند به رویارویی فراخوانده می‌شوند، با وجود این، ساده‌اندیشی است كه آن‌گونه كه برخی اندیشیده‌اند، تصور كنیم سازمان‌های بزرگ غیر شخصی به‌تدریج از میان خواهند رفت و مؤسسات غیر متمركز و انعطاف‌پذیرتر جانشین آن‌ها می‌شوند (گیدنز به نقل از تافلر،1981). آنچه بیشتر محتمل می‌نماید، كشمكش پیوسته‌ای میان گرایش در جهت بزرگتر شدن، غیر شخصی‌شدن و سلسله مراتب در سازمان‌ها و تأثیرات مخالف است.

...............................................................................

مفهوم بروکراسی:

الف -  گاهی به معنای تشریفات زائد بکار میرود یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی

ب-    گاهی به معنای دستگاه اداری است؛ یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی

ج – و گاهی نوعی خاصی از شکل سازمانی  که دارای ویژگی های مشخصی چون سلسه مراتب اختیار و نظام مقرارت است.

مارکس وبر (1920-1864)

 از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور بود و یک دانشگاهی و جامعه شناس

او می خواست بداند که چرا کارکنان سازمانی از افراد مافوق خود پیروی می کنند .

اولین نوشته او بنام " تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی " بود

تجزیه وتحلیل سازمان از نظر وبر

 وبر سه نوع اختیار مشروع را شناسایی کرد:

1-      سنتی - که در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود

2-     کاریزماتیک - که در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به حاکمان سرچشمه می گیرد .

3-     عقلانی – قانونی ، که در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده اختیار که توسط مقررات و دستورالعمل های سازمان محدود و مشخص شده ناشی می شود.

ویژگی های بروکراسی از نظر وبر

-         سازمان مداومی از وظایف مقید شده توسط مقرارت

-         حوزه های مشخصی از مهارت ، یعنی تخصص ، اختیار تفویض شده و مقررات حاکم بر نحوه استفاده از آن

-         تنظیم سلسله مراتبی از مقام ها یا شغل ها ، یعنی هر سطحی از شغل ها

-         انتصاب در سمت ها برپایه مهارت فنی

-         تفکیک اداره کننده گان از صاحبان سازمان

-         مقام های اداری ، حقوق مربوط به خود دارند ، و صاحبان مقام ها دارای هیچ حقی نسبت به سمت مشخصی نیستند.

-         مقرارت ، تصمیم ها و اقدامات به صورت کتبی تدوین وثبت می شوند.

مفهوم بروکراسی

مقدمه:

کلمه "بروکراسی " ابتداء در قرن هیجدهم توسط اقتصادانان فرانسوی به نام "وینست دوگوزنی "

" مطرح شد. اما در سال 1910 جامعه شناس آلمانی ماکس وبر موضوع وبحث بروکراسی را عنوان و تشریح کرد.

بروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میزتحریر اطلاق می شود. و کراسی که معنای یونانی دارد به مفهوم حکومت و اداره کردن است.

بوروکراسی بصورت یک نظام فوقالعاده موفقیت آمیز جهت سازماندهی موسسات اداری و خدماتی ارائه شده است و وبر با توجه به شرایط اقتصادی سیاسی و بی نظمی های اداری  قرن بیستم و ظهور و شروع جنگ بین الملل  اول (1918- 1914) به مطالعه

سا زمانهای دولتی در اروپاپرداخت ، وبه معرفی چهار چوبی  برای اداره صحیح و اثر بخش سازمانها اقدام نمود. وی در این فکر بود که چگو.نه می توان به طراحی سازمانها پرداخت تا براساس ویژگیهای تعیین شده ، نقش مثبت و سازنده ای در جوامع داشته باشند.

مفهوم بروکراسی از نظر وبر

 وبر معتقد است می تواند به سازمانها کمک کند. بروکراسی نوعی ساختار است. ماکس وبر با نفوذ ترین طرفدار نظریه "ساختار گرایان" توجهش به توزیع قدرت در بین مقامات سازمانی در ساختار بروکراتیک بود ، و این نکته نشان دهنده عامل رسمی در کار و نظریه اش است .

ماکس وبر که از لحاظ نگرش و جهت یابی نظریاتش عملا" در چارچوب کلاسیکها قرار می گیرد و معتقد بود که اثربخش و کاراترین سازمانها آنهایی هستند که دارای ساختار مبتنی بر سلسله مراتب هستند .دراین سازمانها ، کارکنان در انجام  کارهایشان براساس یک سری مقرارت و دستورالعملها هدایت  می شوند.

ویژگیهای کلی بروکراسی عبارت است :

تقسیم کار

وجود سلسله مراتب سازمانی تعریف شده

روابط غیر شخصی در انجام امور

انتصاب بر اساس شایستگی

برقراری نظام پیشرفت شغلی برای کارکنان

جدائی صاحبان سازمانها از ادره آنها

قدرت و جنبه مثبت بروکراسی در وجود استاندارد کردن

تهیه دستوالعمل ها

مقرارت و رویه ها

شرح وظایف مشاغل

وبر بر این اعتقاد بود که سازمانها زمانی کارایی شان بالا می رود که رفتار کارکنان قابل پیش بینی و کنترل باشد و بعلاوه اثر بکارگیری بروکراسی در رضایت شغلی کارکنان مشهود می شود زیرا می دانند که انتظار شغلی ار آنان چیست؟

مشخصات  بروکراسی

ماکس وبر توضیح می دهد که سازمانهای جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند :

1-     اصول ثابت وقلمرو قانونی که نظام بر اساس آنها در چارچوب قوانین و مفرارت اداری شکل می باید و می توان آن را در سه بخش ملاحظه کرد.

a.      کارهای مشخصی که برای تحقق هدفهای سازمان انجام میشود و به عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است .

b.     اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و قوانینی است که توسط افراد مسئول اجراء می شود

c.      متدهای لازم به کار گرفته میشود تا برای اجرای مداوم و منظم فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شوند.

2-     اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت ، به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین ادراه توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم ، هدایت و رهبری می شوند.

3-     مدیریت ادارات مدرن بر اساس مدارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود. بنابراین تعدادی کارمندان اداری وجود دارند.

4-     مدیران ادارات ، بخصوص مدیران تخصصی اداره ها ، در سازمانهای جدید به طور عمومی و خصوصی آموزش می بینند . این آموزش کارکنان ، در بخشهای خصوصی نیز همچون بخشهای دولتی رو به افزایش است.

5-     هنگامی که اداره گسترش کامل پیدا می کند نیاز های اداری، بدون توجه به محدودیت زمان اجبار کار استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می کند.

6-     مدیریت اداره ، قوانین عمومی را که کم وبیش پایدار و جامع می باشند و میتوان آنها را آموخت رعایت می کند . همچنین این مجموعه شامل آموزش تکنیکهایی است که باید کارمندان آن را فرا گیرند.

7-     کسانی که بروکراسی را از نظر جامعه شناسی سلطه بررسی کرده اند ، آنرا نوعی از انواع مختلف ساختار های اداری می دانند ، و معتقدند که این ساختار های اداری به هر شکلی که باشند دارای اهمیت اجتماعی – سیاسی هستند . اما ماکس وبر ، بروکراسی را تنها یک دستگاه اداری دیگری نمی داند ،بلکه آنرا منطقی ترین فرم ساختارهای اداری دانسته و روی منطقی بودن و برتری تکنیکی آن نسبت به سایر ساختارهای اداری همواره تاکید میکند.

ویژگیهای مثبت بروکراسی

رابینز معتقد است که بروکراسی چنانچه نوع مطلوب آن باشد یعنی اگر بر اساس سازمان  منطقی – عقلائی بر پا شود کار آمد خواهد بود. وجود اهداف روشن و صریح ، پست های سازمانی بصورت سلسله مراتب ، موجب تسهیل در انجام امور می گردد. همچنین وجود قدرت در پست سازمانی تا در دست افراد بر مبنای روابط غیر شخصی موجب  حذف نفوذ اشخاص و پارتی بازی در واگذاری در مشاغل می گردد.وی اضافه میکند که اگرچه این ویژگیها مطلوب هستند ، ولی در کشورهایی که نظام بروکراسی در آنها مورد استفاده قرار گرفته نشان می دهد که روش بروکراسی در نیل به اهداف سازمانی دارای توانایی بالائی است . این توفیق یا امکان بر پایه استاندارد بودن امور ، اعمال کنترل روی کارکنان و رابطه با انجام وظایف و مسئولیتها است . جلوگیری از قدرت دلخواه و خارج از ضوابط ، و ایحاد تغییر در مهارتهای کارکنان از طریق آموزش ، تقسیم کار و تخصصی کردن آن ، برقراری سلسله مراتب اداری درست ، و اطمینان از وجود ارتباطات صحیح بین مقامات و کارکنان  از ویژگیهای مثبت بروکراسی است.

دفت از جمله صاحبنظرانی است که به کاربرد نظام بروکراسی در سازمانها اداری و خدماتی با دید مثبت نگاهی کرده است . اعتقاد وی این است که اهداف اصلی وجود مقررات و رویه های بوروکراتیک استاندارد کردن و کنترل رفتار در سطح سازمان بصورت افقی وعمودی  رخ می دهد ، و این نقش مقررات رویه و خط ومشی هاست که آنهارا منظم کند ، دفت به این اقدام " کنترل بروکراتیک" نام داده است.

بروکراسی ار حهت منفی

وقتی پدیده ای از جهت منفی بررسی می شود منظور این است که به آثار نامطلوب آن پدیده توجه شود. به زبان دیگر وقتی موضوعی را با بدبینی بررسی می کنیم توجه ما معطوف به معرفی جنبه منفی آن قضیه است ، در اینجا نظر برخی از دانشمندان را که به بروکراسی با نظر منفی نگاه میکنند را بررسی می کنیم:

کارل مارکس : ضمن بررسی بروکراسی ضمن اظهار نظر و بررسی عقاید جورج هگل فیلسوف آلمانی در این مورد بیان میکند . از نظر هگل بروکراسی در واقع پلی است که بین دولت و حامعه واسطه می شود . به نظر این دانشمند جامعه متشکل از گروههایی است با منافعی مختلف و دولت حافظ منافع مشترک عموم افراد حامعه است . بروکراسی وسیله ای است که توسط آن گروه ها تبدیل به منافع مشترک عمومی می شود. مارکس با توجه به اینکه اساس تجزیه و تحلیل هگل را از بروکراسی قبول می کند نظریه هگل را دراین مورد که دولت نماینده منافع مشترک عموم است را رد می کندو می گوید که :" دولت حافظ منافع اختصاصی طبقه حاکمه است ، بروکراسی به خودی خود گروه خاصی تشکیل مکی دهد ، البته نمی توان آن را به عنوان طبقه ای خاص از افراد جامعه محسوب داشت ،بلکه موجودیت بروکراسی خود عاملی جهت اختلاف در طبقات در طبقات جامعه می شود. وظیفه بروکراسی حفظ وضع موجود و امتیازات گره خاص است . بروکراسی خود عاملی جهت آماده کردن مردم به حالت بیگانگی و بی تفاوتی در جامعه است به  هر حال شاید از همین چند جمله تا حدودی به نظرات کارل مارکس بیانگذار مکتب سوسیالیزم پی برده باشیم ولی نباید از خاطر دور داشت که نظریات او را نمی توان بدون توجه به کل عقاید او دریافت از این لحاظ عقاید مارکس در بروکراسی مشمول همان ایراداتی می شود که به مجموع فلسفه اجنماعی او وارد است.

اجرای بروکراسی اغلب به قیمت پدید آمدن جنبه های منفی بروکراسی شده که بطور ذاتی در چارچوب و نظام بروکراسی وجود دارد.

کریس آرجریس می گوید:

      " سارمانهای رسمی ممکن است ساختارهای خود را ، ناخواسته به گونه ای طرح ریزی کنند که عواملی مانند عدم بهره دهی ، عملکرد نادرست و فعالیتهایی که منجر به هدر رفتن نیروها می شود رادر تمام سطوح سازمانی ایجاد کرده و در نتیجه ، باعث به وجود آمدن قوانین خشک سازمان ، سرکشی و تمرد ، همراه با عدم تصمیم گیری موثر بشود . به طور خلاصه ، سازمانها به گونه ای نا خواسته و شاید ندانسته ، تمایل دارند تا ساختار خود را به سوی عدم کارائی و عده سازماندهی سوق دهند...."

تامپسون عملکردهای نادرست را آسیب پذیری بروکراسی میداند و به عنوان یک فرض ، به آن اشاره می کند. او در توضیح بیشتر ، اشاره دارد که جنبه های منفی، در اثر رفتار بروکراسی نادرست پدید می آید .

از جمله مهم ترین جنبه های منفی موجود در این مجموعه می توان از خشکی مقررات ، جمود شخصیت ، جابجایی اهداف ، محدودیت در طبقه بندیها ،محدودیت در پذیرش ، خود محوری مقام خواهی ، هزینه های زیاد برای کنترل و نظارت ، اضطراب و نگرانی و....را نام براد

مارشال دیمک و میشل کروزیر را نیز می توان از جمله دانشمندانی محسوب نمود که بورکراسی را از دید منفی می نگریستند ، زیرا به عقیده آنان بروکراسی در واقع به مفهوم عدم کارایی اطلاق می گردید. بعلاوه کروزیر معتقد است بروکراسی سازمانی است که قادر نیست اشتباهات خود را تشخیص دهد و رفتار خود را اصلاح کند ، بورکراتها از مقررات سازمان به نفع خود استفاده می کنند و همین نفع افراد باعث حفظ وضع موجود می گردد.

بروکراسی از دید بی طرفانه

عقاید مارکس وبر در باره بروکراسی  شاید گویا ترین نظزیاتی باشد که پدیده بروکراسی را با بیطرفی توضیح داده است . برای اینکه عقاید "وبر" را درباره بروکراسی تا حدی عمیق تجزیه وتحلیل کنیم لازم است از نظریات اساسی او در باره تسلط و اعمال قدرت آگاهی داشته باشیم ، زیرا بر مبنای نوع مشروع بودن اعمال قدرت نوع بروکراسی مشخص می شود . منظور از مشروع بودن اعمال قدرت این است که حاکم یا شخصی که نظریات خود را بر دیگران اعمال میکند معتقد باشد که حق این کار را دارد و پیروان او نیز اعتقاد داشته باشند که موظف به فرمانبرداری اجتماعی آن جامعه است.